図面や文書等の電子化やCAD出力の問題点

電子データは紙からスキャンされた物だけでなく、AutoCADやワード等で直接電子データとして作成されている事も多くあります。
紙からスキャンされたデータであれば、ほとんどの場合問題なく、どんなパソコンでも開くことが出来ます。
しかし、電子データとして作成されている物は、作成したソフトウェアをインストールしなければ閲覧することが出来ない場合があります。
このような問題は電子化が進み、ファイルが共有されるほどに増えていくでしょう。

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電子データ閲覧の問題

精美堂では図面や書類をスキャンして電子化する事をお勧めしていますが、記録･長期保管の観点から見るとデジタルデータは安心できるのでしょうか？

もちろん活用の点ではデジタルデータは扱いやすいです。
劣化せず、保管スペースもとらず、パソコンがあれば閲覧できますし、間違った箇所を書き換えることも可能です。紙で必要ならば、プリントアウトすればよいのですから便利です。

しかし、記録･長期保管の観点から見ると少し違います。

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内部統制とマイクロフィルムの必要性

ワードやCAD等で作成された電子データは、書類や図面をスキャンした場合と異なり、同じソフトウェアでもバージョンの違いにより印刷した時にエラーが発生する場合があります。
これはデータを作成したバージョンよりも低いバージョンのソフトウェアでデータを印刷するとエラーが起こる場合が多いです。

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バージョンの差異による印刷時のエラー

現在紙で作成されている書類等をスキャンしてデジタル化することで、環境に優しいペーパーレスな仕組みを作ることができるのでしょうか？

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紙の電子化と温暖化や温室効果ガスの削減

スキャンした図面の印刷ではトラブルがおきにくいですが、AUTOCAD等で図面を印刷した際、重い背景画像が印刷されないというトラブルが発生しました。

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AUTOCADでの図面印刷にHDIドライバを使う

スキャンしてデジタル化した図面や書類等をPDF化した際に、全体画面表示すると線や文字がピンボケしたようになってしまう事があります。

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スキャンした図面や書類のPDF化時の問題

図面、書類のスキャンをして出力だけでなくCAD出力の場合の問題点

AUTO-CADペン設定の問題

CAD出力の際にペン設定を「CTB」に割り当てようとしたところ、「CTB」のファイルがリストされずに「STB」のファイルしか割り当てられないということがありました。

stbファイルだけ表示されている。

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AUTO-CADペン設定の問題

CADデータに別のファイル形式データーが貼り付けてある場合の不具合。スキャンされている場合と違い安定的に出力されません。書類のスキャンや図面のスキャンのように安定的な画像形式なら問題はありませんが、特にエクセル、ワードにパワーポイントなど貼りあせてある場合特に不具合が生じることが多いようです。 実際に起きた例を見てみましょう。

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CAD赤黒出力時の不具合

書類や図面などをスキャン（電子化）したデジタルデータが、それらを記録したDVDやCD-Rの寿命により、スキャン（電子化）した内容が消失するという事態が発生しています。書類・図面をスキャン（電子化）した後の保存状態の信憑性を考察します。（日経パソコンより）

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DVDの耐久性その５

書類・図面などを大変な費用をかけてスキャンしたものが何らかの理由によって見られなくなってしまうという事態が発生しております。書類・図面を電子化した後の保存期間の信憑性をDＶＤを通して考察します。（日経パソコンより）

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DVDの耐久性その４

書類・図面などを大変な費用をかけてスキャンしたものが何らかの理由によって見られなくなってしまうという事態が発生しております。書類・図面をデジタル化した後の保存期間の信憑性をDＶＤを通して考察します。（日経パソコンより）

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DVDの耐久性その３

書類・図面などを大変な費用をかけてスキャンしたものが何らかの理由によって見られなくなってしまうという事態が発生しております。（日経パソコンより）

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DVDの耐久性その２

このところＣＤーＲの耐久性が問題になっております。数年前から音楽が聞けなくなったとの事例も報告されております。書類や図面をスキャンした後にＣＤーＲ、サーバに入れて保存というパターンが普通になっておりますが、ＣＤ－Ｒに「カビ」が発生したとの報告があります。この問題は重大の問題でありますが解決されておりません。以下に日経パソコンに「ＤＶＤの耐久性」の特集があり、それを紹介します。ＤＶＤとＣＤ－Ｒは違いますが、基本的に耐久性の問題は共通性があると考え紹介します。対策も同時に考えていきたいと思います。

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DVDの耐久性その１

デジタルデータの印刷時に実際にあったトラブルなどを掲載します。
ソフトウェアに関したトラブルや、異なるプリンター間での色味の違い等、解決し難いトラブルもあります。
精美堂としてもいろいろな経験を通してデータの蓄積をしていく方法しかないのではないかと考えています。これらの問題解決の努力したいと思います。

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デジタルデータ出力時におけるトラブルや課題