電子化の長所と短所
図面や書類等の紙情報の電子化には、長所と短所があります。
電子媒体には、紙媒体に無い利便性もありますが、決定的に紙のほうが優れている点もあります。
そのいくつかを上げてみましょう。
長所
- パソコンで管理できる標準フォーマット（TIFF）の採用でデータ交換が可能です。
- 膨大な情報を迅速にしかも的確に検索できます。
- 図庫などの保管スペースが少なくてすみます。
- 紛失が発生しても完全な複製をバックアップしておけば安心です。
- データの劣化がありません。
- 複写が容易にできます。
- 個人が管理している情報を共有化できます。
- 担当者不在の場合でも、別の人が業務を処理できます。
- 遠隔地へデータを転送できます（インターネットに繋がっていれば世界中どこでも）。
- 人的災害や自然災害のリスク回避が容易です。
- 紙を使わない為、環境にやさしいです。
短所
- パソコンがないと管理できません。
- パソコンを使える人がいないと管理できません。
- 目視での確認が困難です。
- データベースが無い場合、膨大なファイルの中から１ファイルを探すことが困難です。
- 複雑すぎるデータベースを構築していますと検索しにくい場合があります。
- パソコンはトラブルを起こしやすく、システムは常に正しく動くものとは限りません。
- セキュリティーは重要で大変な問題です。（コンピュータウイルスや停電、落雷など）。
- 完全な複製を容易に作ることが出来ます。
- ファイル形式によっては、改ざんが容易にできます。（メディアによります）
- 長期保存の場合、メディア自体が劣化し完全に読めなくなる場合があります。
- データの互換性がなくなる場合があります。
このようなデメリットを理解し、メリットを最大限に発揮したいと思います。株式会社精美堂のノウハウがあなたの悩みを解決いたします。電子化のご相談はぜひ当社へご連絡をお待ちしております。
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