図面や書類の選別の必要性
電子化をはじめるときに全ての書類・図面をデータ化するわけではありません。
データ化するものと、しないものの選別が行われます。
今までの経験ですと、書類に関しましと、２／３が廃棄可能、図面の場合は２０％程度が廃棄可能になる場合が多いようです。
図面の中でも地下に埋設されたケーブル、下水などはそれが廃棄されないかぎり図面をすてるわけにはいきません。
現実に６０年前の下水地図をデータ化したことがあります。その場合現実に建屋が立っていて下水道も使用されていました。しかし機械類に関して５０年前の図面が本当に必要なのか精査する必要があります。
文書および図面等の電子化を始めるとき、予算の獲得が重要な問題になります。紙の書類になれているので相当抵抗があります。実際書類はひっくり返してみるときには紙データにかなうものはありません。
しかしデータベースを作成する場合、かなりの短時間でやらなければ効果が確認できません。ゆっくりやるとデータベースにデータが入っているのか、入っていないのか判らず利用の頻度がすくなくなります。