不要な図面や書類の廃棄
会社の書類や図面等をまるごと大規模にスキャンして電子化する場合、トップの命令において直属の権限のある人を責任者する必要があります。その部下にベテランの社員、退職者等を頭に持ってくる必要があります。何ゆえベテランなのか、図面や書類をスキャンする場合に全てするのはベストでありますが、コストを考えた場合峻別して、不要な書類は廃棄しなければなりません。その判断がベテランの人でなければ判断がつかないからです。
もう一つの方法は、何も考えずに全て電子化する。コストはかかりそうですが、他の選別や細かい作業が無くなり総合的に、思ったほど費用がかからないものです。しかしこの場合でも後で検索、データベースに構築できるようなやり方でやらないとトラブルが生じます。
既存の書類・図面のスキャンが終了した以降、大幅にスキャニング作業は縮小されます。しかしこれ以降の書類・図面に対するシステムを構築しておかないとメチャメチャになります。
最終的に承認された書類・図面だけがスキャンの対象になり、それ以外のものは廃棄すると決めなければならないでしょう。ファクスは捨てる。スケジュール表は捨てる。保存期間で捨てる。このように細かく決めるとデジタル化する量が少なくて済みます。
ISO９００１では保管書類の保管期間があり、それを過ぎれば廃棄となっていますが、量が膨大になると、この作業は大変なものになります。
書類整理のノウハウはいろいろなものに書いてありますが結局のところ、どうもうまくいっていないのが現実で、どこの会社もこの整理に四苦八苦しております。
最近、机の周りに書類を置かせない。あるスペース以外は認めない。帰りの机は何も置いてはいけない。机は空いているところに座る。いろいろな工夫を各社凝らしているようですが、これといってすばらしいものはないようです。