スキャンした書類データはPDFで管理
書類や図面等をスキャンしたり、ワードやエクセルなどで電子文書を管理していると、どうしてもファイル数が多くなってしまいます。1ページずつバラバラになったデータでは管理しにくい場合があります。
また、データを受け渡す場合、相手がソフトを持っていなかったり、バージョンが合わなかったりするとファイルが開けません。ワードやエクセルは、普及率が非常に高いので特に不都合を感じないと思いますが、マイナーなソフトの場合は「貰ったファイルが開けない」という状況はよくあります。
また、特殊なフォントを使っているファイルなどは、フォントが入っていないパソコンで開いたときに別のフォントに置き換わってしまい、同じように表示することができない場合があります。
このような場合は、ファイルフォーマットにPDF形式をを使えば、これらの問題を解消することができます。
PDF形式のファイルは複数ページをバインディングする事ができるので、書類を分野ごとに分類して管理することができます。
閲覧用のアドビリーダーは無料でダウンロードできるので、作成したソフトを持ってない人でも見ることができます。
特殊なフォントを使った場合も、ファイルにフォントを埋め込む事ができるので、どのパソコンで開いても同じように表示、印刷する事ができるようになります。
ワードやエクセルのデータを渡すとデータを流用、改変される恐れもありますが、PDFならその可能性が低くなります。
PDFは、いまのところ最も広い汎用性を持っているファイル形式のひとつではないでしょうか。
精美堂ではPDFのこれらの利点をいかしアドビ アクロバットを使用して、しおりやリンクを設定したPDF作成して、ご提供することも出来ます。
詳しくはＰＤＦ変換サービスをご覧下さい。