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審査風景その1 (本審査)

★ 本審査における審査員の質問事項
本審査を受けるにあたって、私が一番心配したのは、各業務担当者に、どのような質問がされるのかということでした。
当社の社員は21名ですので、全員に質問しようと思えばできるわけです。
ですから社員は一人として気が抜けませんでした。
これから本審査を受ける管理責任者の方々に少しでもお役に立てればと思い、本審査での質問事項を書いてみました。

審査登録証
本審査現場質問事項
2000年12月21日

平塚店
9:00 オープニング(管理責任者は時間的に平塚本社で審査の立会いが出来ませんでした。)
9:30 現場審査
9:40 現場質問 品質方針は?(平塚店において現場質問はこれだけでした)
(会議室にて)
9:45  経営資源は何ですか?
設計の指示はだれがするのですか?
(あるファイルを指して)それは管理文書ですか?
それは何で管理文書と解るのですか?
管理文書としてどんなものがありますか?
基準書にナンバーがふっていないがナンバーは、なぜとらないのですか?

ページに関する問題で40分ぐらい指摘を受ける(要求事項に無いので不適合にはのらない)

文書はどこにありますか?
記録はどこにありますか?
マニュアルに問題はないようです。
設計管理の文書はもっと少なくてもいいと思います。(当社は3ページ)
別の従業員に:
今度こうゆう、場所に出るときは、気構えとしてISO9001の本を持ってくるといいですね。
テスト計画書はありますか?
文書変更通知書を見せてください。
設計のアウトプット前の確認は?
契約の確認はどのようにやっていますか?
設計のインターフェイスでA氏は認定台帳に登録されていますか?
A氏の講習の記録を残すべきでないのか?
11:10 設計計画書はありますか?
設計審査の記録を見せてください。
(棚を見て)管理文書、非管理文書の区別がないですね。
文書変更はなかったのですか?
作業手順書をみせてください。
13:10 文書管理、データの記録管理はどのようにしていますか?
外部文書管理台帳をみせてください。
文書の作成発行日はいつですか?
最新版はいつですか?
品質マニュアルの管理はどのようにしていますか?
例えば変更になったときには、どのような手順でやりますか?
表紙に参考印が押してありますが、マニュアルのどこに、書いてありますか?
廃止文書はどのようにしますか?
購買はどのようにするのか説明をしてください?
下請負業者の一覧表を見せてください。
下請負業者を決定したのは、どのような基準できめましたか?
顧客支給品の管理はどのようにしていますか?
製品特性の監視の説明をしてください。
製品サンプルをみせてください。
限度見本をみせてください。
保全計画書をみせてください。
受け入れ検査、工程内検査、最終検査、出荷検査の認証はどのようになっていますか?
業務担当者という言い方はあいまいで、やめた方がよいのでないか。
不適合品はどのように管理していますか?
クレームはどのように管理していますか?
教育はどのようにやっていますか?
資料はありますか?
15:30 終了

品川店 (平塚店とは別の審査員)
(会議室にて)
11:00 契約確認書類の出図印の押し方がよくわからないのですが?(後でマイナーな不適合になる)
8月の契約内容確認書類を見せてください。
品質マニュアルを配布するときの手順を示してください。
管理責任者はISO9001の要求事項に対してどのような役割を持っていますか?
新人が入った場合、どのような教育訓練がなされるのか?
管理責任者の責任及び権限を明らかにしてください。
書類体系を説明してくだい。
品質計画の手順を説明してください。
品質管理月報はどのような役割を果たしていますか。
(現場にて)
審査員: すこしいいですか?今、あなたは何をしていますか?
N: 本からコピーをとっています。
審査員: 曲がりとか、色の濃度はどうしていますか?
N: 限度見本によります。
審査員: 私もみましたが、相当曲がった限度見本ですね。少し曲がったときはどうするのですか。
N: やはり限度見本によります。
審査員: それは何ですか
N: 青色カードです。席を離れる時に置きます。
審査員: ここにトレペとありますが?
N: トレペですか?あちらの保管場所より取り出してきて、機械にセットしてコピーします。
審査員: OHPとは?どうするのですか?
N: 保管場所よりとりだしてきて、同様に機械にセットします。
審査員: ありがとうございました。

回答者が変わる
審査員: あなたは何をしていますか。
S: 穴をあけてファスナーで止めます。
審査員: 穴あけ機を見せてください。
S: 穴あけ機のところにいく。
審査員: 穴あけ機の針は何時変えるのですか。
S: 壊れるまで変えません
審査員: それは、手順書に明記してありますか?
S: 手順書にはありません。
審査員: おかしいですね。大事なことだとおもいますが
管理責任者: 穴あけ自体はそう難しいことではないので手順書にはかきませんでした。
審査員: そうですか。
審査員: あなたが、今やっているものは、何を基準に合格とみなしますか。
S: 検査手順書です。
審査員: それだけで合格と決められるのですか。
S: はい、ファスナーの場合差込を通し曲げた部分を留め金でしっかり止まっていればそれで良いとしています。それ以外ありません。
審査員: わかりました。では手順書はどこにありますか?
S: 見せる。
審査員: この箱に未完成、完成とありますが何のことですか?
S: これは社内外注作業指示票を、発行したときが未完成箱、受け取ったもので最終検査印を押したものを完成品箱に入れます。
審査員: 外注より受け取ったものはどこに置きますか?
S: この棚に置きます。
審査員: 受け取ったものは何時、お客様に届けるのか?
S: 受け取り検査をした後、さらに、出来上がり品と、原紙を照らし合わせて確認し、契約確認書類で最終検査をして最終検査欄に印を押して、出来上がり品に控えの伝票を添付して届けます。
審査員: お客様には誰が届けるのですか?
S: 最終検査をした業務担当者が、責任を持って届けるようにしています。
審査員: 有難うございました。

田無店(品川店と同じ審査員)
(会議室にて)
15:30 不適合品の処置を決める人は誰ですか?
トラブルノートA及びBを見せてください。
顧客支給品は田無では、無いのですか?
トラブルノートBの特別採用の部分を説明してください。
手直しの時の再検査はどのようにしていますか?
是正処置の対象はどのようなものか?
顧客からクレームがあったときはどうしていますか?
一件のクレームから原因を考えて是正、予防処置をするのですか?
不適合対策書はどうするのですか?
手順書が悪いと解った時は是正処置のところに記入するのですか?
是正処置の確認はどうするのです?
対策の効果があったかどうか、どうやって、解るのですか?
運搬・保管手順書を見せて説明してください。
完成品を包装することはありますか?
お客様に届ける時は、どうやって持っていかれるのですか?
完成品を渡す時はどうするのですか?
保管品はありますか?
保管品の永さはどのくらいですか?
保管品の定期評価はどのようにしていますか?
それは、どのようにしていますか?
古くなった紙はどうしていますか?
検査手順書を見せてください?
Aランクはどのようなものですか?
棚卸はどうしていますか?
本社から指示がありますか?
包装は作業手順書に触れていますか?
品質記録の一覧表はどこにありますか?
教育はどのようにしていますか?
内部監査員の人はいますか?
他の教育はありますか?
マニュアルを変える時はどうするのですか?

(現場にて)
審査員: ペーパードリルの保全について、保全をきちんと手順を決めていた方がいいと思います。
H: 簡単な作業なので手順はありません。
審査員: 納得せず。

回答者が変わる
審査員: あなたは何をやっていますか?
I: 製本です。
審査員: その契約確認書類はどこにありますか?
I: ここに添付されています。
審査員: 契約確認書類はどのような、ことが、書かれていますか?
I: 要求項目、作業工程が簡単に書かれています。
審査員: 不良品が出た場合はどうしていますか。
I: ミス・トラブルノートに書いています。
審査員: それは、何で、判りますか。
I: 検査手順書によります。
審査員: それを見せてください。ありがとうございました。

回答者が変わる
審査員: 今、なにをやっていますか?
Y: 袋とじ製本です。
審査員: 品質方針をいってください。
Y: (品質方針を言う)
審査員: 暗記しているのですね。
Y: はい。
審査員: 例えば見知らぬお客様が来たと時はどうするのですか?
Y: 店頭用の契約確認書類に口頭で言ったことをそのまま記入する。
審査員: 最初の担当者が最後までやるのか?
Y: 他の人がやる場合は契約確認書類とともに口頭で説明する。
審査員: ありがとうございました。


審査終了時点で品川田無店の業務担当者は質問事項に完璧に答えられた

「皆さん大変良く勉強されておりますね」と言った審査員の一言に全員大変喜びました

本審査の前に問答集をいろいろ読んで勉強しましたが、あまり参考にはなりませんでした。
結局、審査員によって、質問事項がまったく違うことがわかりました。

質問事項は品川、田無店では要求事項に沿ったものがほとんどでしたが、平塚店では、要求事項以外がほとんどでした。

A審査員は、「(要求事項以外でも)いいと思ったことはやればいいのでないか。」と言っていましたが、このような審査では審査員が憲法になり要求項目が審査員の下位にくることになり、5年も経つとマニュアルが今の何倍にもなってしまいそうです。

実際に、維持審査において、本審査で指摘されたことが「何でこんなことが問題になるのか」と審査員が言っていました。
それは、こちらに言ってもらっても困る話です。

審査機関の審査員が統一性を持って審査にあたってもらわないと、審査毎にマニュアルの変更を強いられることになります。

なお、7月17日に行われた維持審査では、不適合は0でした。


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