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審査風景その5 (第2回2000年版維持審査)

★ 第2回2000年版維持審査質問事項
第2回2000年版維持審査
2004年4月28日(水)
出席者:審査員、社長、管理責任者、店長、業務担当者2名
審査場所:午前中 平塚  午後 品川
審査員: 第1回は平塚がメインでしたので第2回目は品川店がメインで行います。 審査はサンプリングですので、すべてをみることは出来ません。ご了承願います。 又今回のアンケートがありますので、よろしくお願いします。 今回の審査における守秘義務は第三者に漏らすことはいたしません。
クライアントデイターシートに出席者全員サインする。
審査員: 社長のインタビューから始めます。
どうですか、最近の景気は。景気の回復が感じられますか。
社長: 景気回復は半年遅れている。今年9月以降になるようだ。
審査員: 前年度比アップになりますか。お客様のほうはどうですか。次第に明るくなってきていますか。
社長: お客様の状態はよくない。それにつれて当社もよくない。
審査員: どこでも賃金カットや人員削減なのでかろうじて成り立っている。 後は回復をまつのみ。お得意を探す。新しい仕事を探す。
社長: 景気の回復は鈍い。同業者もISOを全然取得していない。 当社が取得して4年以上経つのに神奈川県では他に取得していない。
審査員: SGSのマーク使用は何に使用しておりますか。
管理責任者: 名刺と封筒・ホームぺージです。
審査員: 確認する。
審査員: 前回のCARの是正処理はどうなっていますか。
管理責任者: 前回はありませんでした。
審査員: 顧客クレームはありますか。
管理責任者: あります。
審査員: それを見せてください。
管理責任者: クレームノートを見せる。
審査員: これの是正処置はどれですか。
管理責任者: 不適合品対策書を見せる。
審査員: このクレームの件ですが、説明をしてください。 A2をA1で出力してしまったとは、どうゆうことですか。
管理責任者: 品川から平塚へFTP伝送でファイルを送信した。
ほとんどの原紙の大きさがA1であったが、A2の原紙が2枚挿入されていた。
平塚で出力したときにA1として出力したためにA2の原紙をA1に出力してしまい、そのまま製本してしまった。
これは客先までいかなかったため、実際にクレームにならなかったが、今後も起こりうる件なので不適合品対策書に乗せて是正処置をした。
原因としてTEL(口頭)で伝えたためにおきた。
(1)FTPで伝送するときに伝票もいっしょに送ったら明細が記入してあるため、いろいろな原紙が混在していることがわった。
(2)口頭で混在の有無をつたえるべきだった。
(3)出力時の設定をA1としないで原寸とする。(この場合原寸で出力の紙はA1とする。)
(4)もう一つの問題は出力サイドが出力の業務に習熟していなかった。
これは平塚だけの問題でなく、品川店の問題でもある。
重要なのは契約内容確認書類(伝票)を確認していないことに大きな問題があった。
審査員: 慣れすぎるとチェックは仕事が終わった後に一度にしてしまうときがある。
この場合、チェック機能がはたされない。たとえば、物を切る作業で一枚づつ切るようになっているのに、2枚重ねて切った人がいる。
2枚目がきれいに切れないので顧客よりクレームがきた。その担当者に理由をきいたら、時間がなかったとのことであった。
1ロットしかしていないと顧客に説明した。しかし顧客が調べたら他にも出てきた。
そのアルバイトは止めることになった。この場合、効率を上げることと品質とのかねあいが重大な問題になった。
管理責任者: お客様は時々、予想を越える要求があるときがある。
一人一人要求が違うのは当然だが、以前のこんな例があった。
お客様より支給された用紙を使用するということで、業務をしているが、 突然「こんな用紙は使えない。すぐ変えるように」との要求があった。
しかし、この用紙はお客様自身が指定したもので勝手に変更できない。
この場合、指定した担当者がわからない。当然窓口に連絡をするが、解決しない。
しかしフィードバックすることは、重要なことであるので、お客様に、この件を通告した。
一度全員に通達をだしてもらいたいと。しかしこの件は、通達が出ないまま解決されなかった。
審査員: このCDのデータが開かないとのクレームは何ですか。
管理責任者: 当社とお客様のアプリケーションのバージョンが違った。
特にWindowsXPが登場してから多くなった。お客様のバージョンも確認する必要がある。       
審査員: FTPで伝送したフォルダーの中身がないとは何ですか。
管理責任者: FTPでデータをフォルダー単位で送ったら客先でフォルダーの中身がなかった。
客先に問い合わせたところ、客先のサーバがそのような設定になっているとのことであった。       
審査員: 内部品質監査はやりましたか。
管理責任者: はい。やりました。
審査員: 証拠になるものをみせてください。
管理責任者: 内部品質監査計画書、内部品質監査チェックリスト、報告書をしめす。
審査員: 問題はない。
審査員: 予防処置はなにかありますか。
管理責任者: (1)お客様の場所が同じビルから隣のビルに移動したため指定の納期に間に合わない場合が出てきた。
これはお客様との話し合いで解決した。
(2)納品棚に至急に納品する完成品がおいてあるときがある。至急の場合は各自が納品することにした。
審査員: 是正処理は何件ありますか。
管理責任者: 4件あります。各4件の内容を説明する。
審査員: 是正処理は全部やる必要はない。できないものもあってよい。 ようは、遭遇するリスクに見合ったものをやるということです。
こちらでは、何か特別な法律で運用されるものはありますか。アンモニアはどうですか。
管理責任者: 使用するだけではありません。アンモニアを売買すれば法律の適用があります。
審査員: これからは労働条件、作業環境条件など健康、安全等における継続的改善を考えなければならいでしょう。
重いものを持って、腰を痛めるとか、仕事場をバリアフリーにするとか、いろいろあると思います。
作業環境の見直しを考えたほうがよいのではないか。これが継続的改善につながる。
こちらのトイレの位置が一段高くなっているが何か理由があるのですか。
管理責任者: 別に理由はないが、後から追加したためこのようになった。
審査員: 女性はどう思っているのですか。
女性: あまり考えたことがありません。
審査員: そうですか。(笑)
審査員: 外部から入ってくるときに会社が一段高くなっていますが。
管理責任者: 大雨のときの対策です。
審査員: これをバリアフリーにすれば荷物搬入時が今より簡単にいくのではないですか。
管理責任者: いままでわたしは、何回かその場所で荷物を落としたことがあります。
製品を壊したこともあります。最近ではないですが。
バリアフリーの件は大変参考になりました。
審査員: 部屋の隅に古いパソコンが置いてありますが、捨てないのですか。
管理責任者: 捨てません。万が一、古いマシンでなければ開かないものが出てくる可能性がありますので捨られません。
審査員: 原紙を受け取ったときに作業者が最初にチェックを入れる伝票をペーパレスとして考えてもいいのではないか。
終了した時に色別にするとか、いろいろなことをかんがえてもいいのではないか。
限られた資源を有効に使うことの考えてもいいのではないか。
管理責任者: 研究してみます。
品川店2:30より
審査員: 限度見本がありますが。94年版では必要であったが、2000年版では手順書の要求はありません。
2000年版では手順書要求は6ヶ所しかありません。
管理責任者: はい。
審査員: ここにある、作業手順書、などもこれからは新人教育訓練用に使用すると考えたほうがいいのではないか。
管理責任者: 平塚の計測器(マイクロの濃度計)は5年に一度検査に出さなくてはならない。費用もかなりかかります。
現在マイクロの仕事はほどんとありません。計測器を廃棄したいのですが。
審査員: それでは取敢えず、使用不可にして、仕事がくれば校正して再登録すればいいのではないか。
管理責任者: はい。わかりました。
現場にて
審査員: 部屋が狭い。暑い。作業机が小さい。
これらの作業環境を改善することにより、ミストラブルが減少するのでないか。
管理責任者: ご指摘の件はすでにお客様との話し合いをしていますが、なかなかこちらの要求が通りません。
審査員: 机が狭いと製品の紛れ込みなどのことが、起こりえる。
管理責任者: このテーマはかなり重要なことですが、お客様の建物ですので簡単には行きません。
審査員: 努力をしてください。
審査員: これで維持審査を終わります。今回の維持審査について苦情などありましたらSGSまたはUKAS、JABのどちらかに出していただきたい。
終わりに
審査員による報告書
(1)今回の維持審査においてマネジメントシステムが、審査規格の全ての要求事項に適合していることを確認された。
(2)組織が自らの方針、目標及び手順に従っていることを確認された。
(3)マネジメントシステムが組織の方針・目的を達成していることを確認された。
(4)是正処置要求は1件も指摘されませんでした。
(5)観察事項として及び改善の機会は1件:作業環境を改善のテーマとして品質マネジメントシステムの有効性の継続的改善に取り組まれることを勧められた。
(6)内部監査では1件のCARもなかった。内部監査はすべての部門に対して実施された。
(7)是正処置及び予防処置:前回記録された是正処置要求は1件もない。
前回記録した2件の観察事項は適切に考慮され品質マネジメントシステムの有効性の改善に利用されていた。
前回訪問時より4件の顧客苦情、4件の是正処理及び1件の予防処置が記録され、いずれも適切に処理されていた。
(8)経営者として品質マネジメントシステムに深く関与されている。
品質目標の管理においても前期の品質目標を上回る目標をかかげ、各店の品質物票達成状況を監視されていた。


主要所見:前回訪問時よりも狭い職場であるにもかかわらず、女性が多いためか5S活動が非常に行き届いていると評価できます。
業務においても力量のある要員により遂行されているのが検証できました。教育・訓練実施報告書により力量の評価も実施されていました。
又各作業手順書の整備状況も素晴らしく、複写業務では26手順書、デジタル業務では15手順書及びマイクロ業務では3手順書が維持されていました。
作業の手際の良さと緻密さには感心させられました。

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