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電子化後のファイル名の重要性

大量の図面や書類をスキャンする場合、高速スキャナーのADFを使って電子化するとファイル名が"image-001.tif""image-002.tif"など単純な連番になってしまう事が多いです。
連番のファイル名は、パソコンでファイル一覧を見ただけで順番がわかる利点がありますが、中に何が入っているのかわからないため不便な部分があります。
だからといって、詳しい説明をファイル名に付けてしまうと、CD-Rに書き込むことができなかったり、データベースに登録できない等のトラブルが発生します。

パソコンで見た場合、ファイル名の昇順降順は、左端の文字が基準になります。これを利用すると順番を狂わせずにわかり易いファイル名を付ける事ができます。
例えば、最初の4桁を連番にして、次に書類や図面の名前、次に図番(例:0001-完成図-KZ0125.tif)等とすれば順番も狂わず見ただけで中身がわかるようになります。

もちろん、データベースやファイル管理システムによっては単純な連番の方が良い場合があります。
古いシステムに登録する場合は「半角英数字で8文字まで」など、システムによって決められている事があるからです。
また、OSによってもファイル名の最大文字数が違うことがあるので、注意が必要になる場合があります。

精美堂では、連番のファイル名を一括変換できるシステムがあります。
ファイル名変換に困ったら、ぜひお問合せください。

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