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こんな時、図面や書類のデジタル化が必要になります

実際には、どのような時に図面や書類をデジタル化する必要が出てくるのでしょうか。 いくつか例を挙げてみましょう。

  1. 社長や総務部長等、トップの指示による場合。 この場合、一部の抵抗は必死。どの部署にも改革に反対する人はいます。
  2. ISOなどの取得により全面的書類の見直しがある場合。
  3. 経費削減により、現在の書類倉庫を縮小される場合。
  4. 引越しの場合。社員一人が管理している書類が膨大で、社内移動でも運送代がバカにならない場合。
  5. 現在のスペースが人員の増加などにより狭くなった場合。
  6. 経費削減等により現在のスペースを縮小した場合。
  7. 倉庫にある古い書類が劣化して閲覧困難になった場合。
  8. 倉庫の書類が山積みになり必要な書類が探しにくくなった場合。
  9. 取引先から電子データでの書類提出を求められた場合。

大量の書類や図面を整理する対策としてはデジタル化だけでなく、書類倉庫の整理、マイクフィルムへの撮影、必要なものだけコピーにとる方法などがありますが、これをデータベース作成して全員で共有するとなると、デジタル化は最も効率の良い方法ではないでしょうか。
紙原稿の電子化に加えて、マイクロフィルムを保存用のために撮影し、デジタルデータは活用のために使用するという考え方がありますが、費用がかかるため、あまり現実的でなく利用されておりません。
しかし、長期保存を考えた場合、アナログデータであるマイクロフィルムの安心感は、デジタルデータの比ではありません。これも予算との相談になります。

マイクロフィルムに関しては下記の記事も参考にしてください

内部統制とマイクロフィルムの必要性

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