電子化の長所と短所

図面や書類等の紙情報の電子化には、長所と短所があります。
電子媒体には、紙媒体に無い利便性もありますが、決定的に紙のほうが優れている点もあります。
そのいくつかを上げてみましょう。

長所

  1. パソコンで管理できる標準フォーマット(TIFF)の採用でデータ交換が可能です。
  2. 膨大な情報を迅速にしかも的確に検索できます。
  3. 図庫などの保管スペースが少なくてすみます。
  4. 紛失が発生しても完全な複製をバックアップしておけば安心です。
  5. データの劣化がありません。
  6. 複写が容易にできます。
  7. 個人が管理している情報を共有化できます。
  8. 担当者不在の場合でも、別の人が業務を処理できます。
  9. 遠隔地へデータを転送できます(インターネットに繋がっていれば世界中どこでも)。
  10. 人的災害や自然災害のリスク回避が容易です。
  11. 紙を使わない為、環境にやさしいです。

短所

  1. パソコンがないと管理できません。
  2. パソコンを使える人がいないと管理できません。
  3. 目視での確認が困難です。
  4. データベースが無い場合、膨大なファイルの中から1ファイルを探すことが困難です。
  5. 複雑すぎるデータベースを構築していますと検索しにくい場合があります。
  6. パソコンはトラブルを起こしやすく、システムは常に正しく動くものとは限りません。
  7. セキュリティーは重要で大変な問題です。(コンピュータウイルスや停電、落雷など)。
  8. 完全な複製を容易に作ることが出来ます。
  9. ファイル形式によっては、改ざんが容易にできます。(メディアによります)
  10. 長期保存の場合、メディア自体が劣化し完全に読めなくなる場合があります。
  11. データの互換性がなくなる場合があります。

このようなデメリットを理解し、メリットを最大限に発揮したいと思います。株式会社精美堂のノウハウがあなたの悩みを解決いたします。電子化のご相談はぜひ当社へご連絡をお待ちしております。

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