検索のキーワード

図面や書類をスキャンした後のデジタルデータは、データベースなどに登録しキーワードで検索できるようになります。
キーワードは、一般的に大分類・中分類・小分類の分類が分けられますが、これでは抽象的ですので具体的に分類の方法を説明します。

一つの仕事を一ファイルにする方法。

プロジェクトに関する一切合切の書類をまとめて一ファイルにする方法です。客先の打ち合わせ、図面、書類、契約書、書類、取扱説明書、検査成績書、追加仕様書、ファックス客先TEL、メールアドレス、URL等。この方法は株式会社精美堂仕様として独自のものがありますのでご参照ください。

プロジェクト名(正式な名称)

客先名(正式な名称)

部名(その時の名称):古くなると何の部署だかわからなくなるときがある。その場合は統一した名称をつけることを考えるておくと便利です。

製番(会社特有の番号)

工事名称

工事内容

工事契約金額

着手日

納期日

担当者名

大規模なスキャニング場合は専門の人員が必要になります。内容がわかりできるだけ昔の案件がわかる退職者などを利用することが考えられます。 古い書類になりますと、どの分類に分けていいのか解らない場合が出てきます。そのときに判断のつく人、上記の内容のキーワードを記入できる人などが適当です。 またある業者によりますとこれを自動的にやるところもあると聞いますが、どこまでできるか確認できません。

ここには一つの方法しか説明しておりませんが、会社によって仕事の内容、書類の量、図面の量、カラーものが多い等によりファイリングシステムは大幅に変わることが考えられます。
またお客様独自のシステムをお持ちの場合もあります。小規模の場合はそれほど難しくはありませんが、大規模な会社になりますと書類、図面の量が膨大になります。
また事業部制をとっている会社など事業部独自でファイリングシステムをとっている場合があります。
その場合全社的な統一したファイルリングシステムを構築するのは大変難しいと思われます。
各部署がサーバーを持ち他の部署からはアクセスできない場合もあります。
また最も避けなければいけないのは、汎用性のないファイリングソフトを使用しそのソフトがないと見ることができないこともあります。
そのソフト会社が現在製作を中止してバージョンアップも無くなる事態も現実に起きております。

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