図面や書類をスキャンして電子化、デジタル化0463-21-0094

アパチャカードのスキャンと電子化

図面や書類を長期保存しておく場合、アパチャカードは大変優れた保存媒体です。
マイクロフィルムのほかに各項目をカードに書き込めるため、一目でマイクロフィルムに何が書かれているか分かるのです。
保管の実績もあり、アナログ媒体なので完全に読めなくなってしまうような心配がありません。
ではアパチャカードは電子化しなくても良いのでしょうか?

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A0サイズ図面等の大判モノクロ原稿のスキャン

A0図面等の大判原稿は、必然的に保管スペースも大きくなってしまいます。
大判の原稿はA4サイズ等に折られている事も多く、頻繁に使う古い図面などは破れてしまう事もあります。破れそうな古い原稿でもコピーすれば紙は新しくなりますが、書かれている内容はコピーするほどに劣化していきます。

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図面や書類などのデジタルデータの安全性

スキャンした図面や書類等のデジタルデータは、省スペースで保管にはとても便利ですが、雷や地震等の突発的な事でデータが破壊されてしまうことがあります。
停電が起きたりすると、パソコンは保存前のデータが消えてしまったり、ハードディスクが壊れてデータが消えてしまうトラブルが起きる可能性があります。

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書類の電子化などに便利なOCR

書類や図面をスキャンして電子化した場合、TIFFやJPEG等の画像データとして保存されます。
画像データは、そのまま印刷したり閲覧する時は特に問題ないのですが、データの一部を書き換えたい場合は非常に困難になります。
スキャンして電子化した書類を書き換える場合は、ワードなどで書類を作成しなおす必要も出てくる場合があります。
一度スキャンした画像を見ながらワードなどにタイピングするのは非常に手間が掛かります。

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書類のスキャン時に発生する白紙の取り扱い

書類をスキャンする場合、基本的に白紙は削除してスキャンします。
白紙をスキャンしない方が、読み易くファイル数や容量も少なくなるからです。
文書をデータで保管する事を目的とする場合は、白紙を削ってスキャンする方が良いでしょう。

しかし、PDF等に変換して、プリントアウトする事を目的とする場合は少し違います。

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図面や書類をスキャンする時の解像度

大判図面や書類を電子化する場合、スキャンする時の解像度の設定は非常に重要になります。
多くの場合、解像度はdpiという単位で表されます。これは、ドット(dot)パー(par)インチ(inch)の頭文字を取っています。
一般的にA4~A3等の書類は200dpiでスキャンし、A1等の大型図面等は400dpiでスキャンする事が多いようです。

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電子データのプリントと製本

図面や書類をスキャンしたデータやCAD等のデジタルデータは、パソコン上で検索等デジタル処理の点で便利ですが、図面や書類としてはプリントアウトした方が扱いやすいです。
プリントする場合も数枚であれば問題ないですが、大量の書類をプリントする時はプリント後の製本も考えなければいけません。

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ポスター等の大判カラー原稿のスキャン

ポスターやA0カラー図面、地図などを電子化する場合は、大判のカラー原稿に対応した大型カラースキャナーが必要になります。

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大量の書類のスキャン

最近では個人でもスキャナで書類や雑誌等をスキャンして電子化しようと考える方も多いようです。
しかし、価格の安いスキャナは小型の物でも個人で扱うにはスペース的に大きく、ADFを搭載していなかったりして扱いにくい物も多く、大量の書類を処理するには時間がかかってしまう為に断念する方が多いようにおもいます。

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青焼き原稿の電子化

最近では青焼きの原稿は少なくなってきましたが、保管してある図面や書類は青焼きの物が多く残っている場合があります。
青焼きは、複写時点での図面のゆがみのない原寸大等倍のコピーが作れます。
コストも安いため優れているのですが、光による分解反応を利用しているため、長期保管する場合は適していません。

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電子化後のファイル名の重要性

大量の図面や書類をスキャンする場合、高速スキャナーのADFを使って電子化するとファイル名が"image-001.tif""image-002.tif"など単純な連番になってしまう事が多いです。
連番のファイル名は、パソコンでファイル一覧を見ただけで順番がわかる利点がありますが、中に何が入っているのかわからないため不便な部分があります。
だからといって、詳しい説明をファイル名に付けてしまうと、CD-Rに書き込むことができなかったり、データベースに登録できない等のトラブルが発生します。

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スキャンした大判図面はプリントして活用

精美堂では図面や書類のスキャン(電子化)を勧めていますが、実際に使用する場合には紙として使うほうが扱いやすいはずです。
パソコンのモニターでは小さな文字は表示できません。デジタルデータなので画面上で拡大することはできますが、A1サイズの図面等の全体を確認するのは難しいでしょう。

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スキャンした書類データはPDFで管理

書類や図面等をスキャンしたり、ワードやエクセルなどで電子文書を管理していると、どうしてもファイル数が多くなってしまいます。1ページずつバラバラになったデータでは管理しにくい場合があります。
また、データを受け渡す場合、相手がソフトを持っていなかったり、バージョンが合わなかったりするとファイルが開けません。ワードやエクセルは、普及率が非常に高いので特に不都合を感じないと思いますが、マイナーなソフトの場合は「貰ったファイルが開けない」という状況はよくあります。
また、特殊なフォントを使っているファイルなどは、フォントが入っていないパソコンで開いたときに別のフォントに置き換わってしまい、同じように表示することができない場合があります。

このような場合は、ファイルフォーマットにPDF形式をを使えば、これらの問題を解消することができます。

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OCR処理による透明テキスト付きPDF

図面や書類をスキャンしてPDF形式で電子化した際、問題になってくるのは検索の問題です。
ファイル名を工夫することで、ある程度は把握できるとしても、書類の内容はファイルを開いて見なければわかりません。
数十ページに及ぶPDF書類であれば全てを確認するのは困難になりますし、データベースを利用してもスキャンしたデータの内容までは検索できません。

この問題を解決するために、OCRで処理されたテキストデータをPDFに透明なタッチアップテキストとして貼り付ける「透明テキスト付きPDF」という手法があります。

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デジタル化って なに?

スキャナーで図面や書類をスキャンして、デジタルデータに変換します。
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デジタルデータは、CD-R・DVD・ハードディスクで保存し、必要な時にパソコンで探し出し、画面に表示したり、印刷したりできます。
デジタルファイリングの概要をご説明します。

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こんな時、図面や書類のデジタル化が必要になります

実際には、どのような時に図面や書類をデジタル化する必要が出てくるのでしょうか。 いくつか例を挙げてみましょう。

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電子化の長所と短所

図面や書類等の紙情報の電子化には、長所と短所があります。
電子媒体には、紙媒体に無い利便性もありますが、決定的に紙のほうが優れている点もあります。
そのいくつかを上げてみましょう。

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図面や書類の選別の必要性

電子化をはじめるときに全ての書類・図面をデータ化するわけではありません。
データ化するものと、しないものの選別が行われます。

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不要な図面や書類の廃棄

会社の書類や図面等をまるごと大規模にスキャンして電子化する場合、トップの命令において直属の権限のある人を責任者する必要があります。その部下にベテランの社員、退職者等を頭に持ってくる必要があります。何ゆえベテランなのか、図面や書類をスキャンする場合に全てするのはベストでありますが、コストを考えた場合峻別して、不要な書類は廃棄しなければなりません。その判断がベテランの人でなければ判断がつかないからです。
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今後の紙情報の行方

図面や書類等の紙情報は20数年前に劇的に減少するといわれていました。
この当時の電子データ化は特殊な装置を使用し、そのものが無ければ閲覧できないシステムになっていました。このシステムは最近まで残っており、この光システムが弊害となり、電子化を進める上で妨げになっておりました。

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スキャンを始める前の処理

古い図面や書類は特に整理されていません。これを分類、廃棄などに選別しなければならなりません。これにはベテランの人が必要になります。

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スキャンする時のファイル形式の選択

ファイル形式とは、データをファイルに格納するときの記録形式のことです。
パソコンで扱われるファイル形式は大きく、テキスト(文書)、静止画、動画、音声、表計算などに分けることができます。ワープロや表計算などのアプリケーションソフトでは、それぞれ独自のファイル形式でデータを記録するものが多いです。一方、テキストファイルや、BMPやJPEGといった画像ファイルなど、多くのソフトで扱われる汎用的なファイル形式もあります。

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スキャンするときの解像度の決め方

解像度の選択(図面、書類をスキャンした場合どの程度まで読めたらいいのか。)

図面の細線まではっきり読むことができなければならい。
古い書類の細部(鉛筆で書かれたメモ)まで読めなければならない。
容量を少なくしたい。
表示の時間を短くしたい。
古い書類なので概略が分かればよい。

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検索のキーワード

図面や書類をスキャンした後のデジタルデータは、データベースなどに登録しキーワードで検索できるようになります。
キーワードは、一般的に大分類・中分類・小分類の分類が分けられますが、これでは抽象的ですので具体的に分類の方法を説明します。

一つの仕事を一ファイルにする方法。

プロジェクトに関する一切合切の書類をまとめて一ファイルにする方法です。客先の打ち合わせ、図面、書類、契約書、書類、取扱説明書、検査成績書、追加仕様書、ファックス客先TEL、メールアドレス、URL等。この方法は株式会社精美堂仕様として独自のものがありますのでご参照ください。

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カラー原稿などのスキャン

カラー図面や写真入の書類等をスキャンして、デジタルデータに変換します。

iRC3200NやPUMA HS36等を使用して、高品質なイメージデータを作成します。

  • 最大読み取りサイズ:A0ノビまで
  • 原稿の厚さ:15mmまで(凹凸の無いもの)
  • データフォーマット:JPEG・Tiff(Lzw圧縮)等

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大判図面のスキャン

A0サイズまでの大判図面をスキャンし、デジタルデータに変換します。

スキャン幅914mmの大型スキャナーで、A0サイズの大判図面等も効率的にスキャンできます。
DocuWide 6055MFでは、600dpiの高画質でA0長尺までのモノクロスキャンに対応できます。 凹凸のない原稿であれば12.7mmまでの厚さに対応できます。
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アパチャカードのスキャン

アパチャカードをハイスピードスキャニング、デジタルデータに変換します。

スキャンステーション3700を使用して、高品質なイメージデータを作成します。
  • 原稿サイズ:A0、A1、A2、A3、A4
  • 解像度:100~400dpi (1dpi単位で可変)
  • データフォーマット:TIFF G4

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